Plan de Comunicación

Además te dejo una Plantilla Gratis 😉

Si tienes una empresa o un negocio, es probable que te hayan aconsejado hacer un Plan de Comunicación. Sin embargo, puede que pienses que no lo necesitas, pero... ¿En realidad no lo necesitas o es que no terminas de entender por qué es importante desarrollarlo? (No me mientas).

Bueno te cuento que estas de suerte porque en el post de hoy trataré de resumirte este tema. Voy a compartir contigo puntos importantes que debes tener en cuenta al momento de desarrollar un Plan de Comunicación para tu empresa y así puedas llegar a tu público objetivo y destacar frente a tu competencia. ¡Empecemos!

¿Qué es un Plan de Comunicación?

Es un documento que recoge las propuestas y acciones de comunicación externa y/o internas de una empresa, las mismas que deben estar basadas en datos, objetivos y presupuesto. En otras palabras un Plan de Comunicación es el documento o la hoja de ruta que nos servirá para planificar todas las acciones comunicativas de una empresa y reforzará el plan del social media marketing (¿Todavía no te queda claro?... mmm ya, el Plan de Comunicación es como un guía turista que te ayuda a llegar a tu destino de manera segura... más claro, ni el agua).

Es importante saber que el Plan de Comunicación no diferencia si eres una empresa pyme o eres una multinacional puesto que el único objetivo de esta herramienta es ayudarnos a no desviarnos del camino, a llegar a nuestros objetivos y a que nuestras estrategias nos den los mejores resultados. (Así que no me digas: "Ay, no Piba... yo recién estoy empezando. Eso del plan es para empresas de grandes, no para mi. Mi emprendimiento es casero, una cosa de nada"... pues ¡No!, justamente tú que estas empezando, que mejor que inicies tu negocio bien organizado(a), como dice la canción: "Pisando fuerte").

"Un Plan de Comunicación necesita de tiempo, análisis, ideas y reflexión sobre nuestra empresa o proyecto."

¿Porqué es importante un Plan de Comunicación?

Ahora que sabemos qué es un Plan de Comunicación, entenderemos que este documento nos va a facilitar cada paso que demos porque lo haremos de forma consciente, sin perder tiempo y sobre todo, de forma coherente.

Un Plan de Comunicación nos ayuda a:

Comunicar la información de forma precisa y efectiva para nuestro público objetivo (interno y externo) de la empresa.
Establecer patrones a corto, medio y largo plazo. Esto hace que desde un principio trabajemos unas bases sólidas, consistentes y homogéneas acorde a la filosofía de nuestra empresa.
Reducir costos. Este es un punto bastante importante, sobre todo si estamos iniciando, puesto que el Plan de Comunicación nos ayudará a definir el por qué y para qué de cada una de las decisiones que vamos a tomar y que además éstas estén acordes con los recursos que disponemos.

Objetivos de un Plan de Comunicación

Quizá ahora te este preguntando "¿En verdad le sirve a mi empresa o negocio tener un Plan de Comunicación?"... ¡Claro que sí!, recuerda que la comunicación entre tu empresa y tus clientes tiene como finalidad la venta de un producto o servicio, la existencia del mismo en el mercado y la proyección de mejora para la vida de tus usuarios.

Un Plan de Comunicación brinda los siguientes beneficios:

¿Cómo elaborar un Plan de Comunicación?

Ahora que ya tenemos claras las ideas sobre qué es, por qué es importante y cuáles son los objetivos de un Plan de Comunicación, vamos a ver la estructura de esta herramienta y para ello vamos a recordar lo que nos enseñaron en el colegio sobre el proceso de la comunicación, pues de ahí parte todo. (No, tranquilo(a)… no es necesario que desempolves tus libros, aquí te dejo una infografía con el proceso pa' que te acuerdes).

El documento debe recoger las acciones que se pueden desarrollar para alcanzar nuestros objetivos, sin embargo recordemos que esta planificación es abierta y flexible porque se irá modificando de acuerdo a los resultados.

Ahora que ya recordamos el proceso de la comunicación es tiempo de volver a nuestra realidad (junto a nuestros años y experiencia) y empezar a estructurar nuestro Plan. Para eso debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

1. ANÁLISIS DAFO

Para empezar es muy importante comenzar con un análisis de la situación, tanto interno como externo, de esta manera podremos saber de donde partimos y hacia donde nos dirigimos. La mejor herramienta para evaluarnos es desarrollar una matriz DAFO, así sabremos cuáles son nuestras debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.

Hacer este análisis del entorno nos permitirá saber cómo está el mercado en el cuál queremos posicionarnos y cómo podremos destacarnos frente a nuestra competencia, además y muy importante de proporcionarnos algunos datos estadísticos para maximizar nuestra empresa.

2. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

Al momento de definir nuestros objetivos, debemos recordar que estos deben ser SMART, es decir, deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo.

Además para tener un mejor orden y claridad al momento de elegirlos podemos dividirlos en dos tipos: Objetivos cuantitativos, son los que nos ayudaran a medir cifras y Objetivos cualitativos, que son aquellos objetivos intangibles que nos ayudarán con nuestro posicionamiento.

3. ESTUDIO DE TU PÚBLICO OBJETIVO

En esta parte del Plan debemos definir quién será nuestro público objetivo. Aquí tendremos que trabajar el proceso de la segmentación de nuestra audiencia en el mercado, esto nos permitirá difundir de mejor manera nuestros mensajes. Recuerda que el mismo mensaje no produce el mismo impacto a todos los receptores.

4. DEFINIR EL MENSAJE

Acabamos de llegar al corazón del Plan de Comunicación. Es importante que trabajemos el mensaje acorde con nuestro target y para eso debemos tener claro que el mensaje debe ser:

Claro, conciso y directo.
Con buena gramática y ortografía perfectos (¡Por favor, esto es importante!).
Con un lenguaje adaptado a tu público objetivo.
Con tono adecuado a tu target.
Con contenido acorde a las necesidades e intereses de tus clientes o futuros clientes

Debemos ser capaces de explicar brevemente nuestro mensaje al nuestro público objetivo. Solo de esta manera nuestra estrategia tendrá sentido y será exitosa.

5. PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

Dentro de nuestro Plan de Comunicación debemos considerar dos planes más, uno de ellos es el Plan de Comunicación Interna. Recuerda que para comunicar bien al exterior primero debemos comunicarnos bien internamente.

Por experiencia he visto que muchas empresas dejan de lado su Comunicación Interna y esto a la larga ocasiona que nuestro publico interno, los trabajadores en primer lugar, no se sientan identificados con las metas que perseguimos y mucho menos con nuestra marca. Finalmente todo esto se traduce en rotación de personal, perdida de tiempo, dinero y fracaso.

Con un Plan de Comunicación Interna podremos trabajar la fidelización y orgullo de pertenencia en los trabajadores. Esto nos permitirá tenerlos como aliados, que se sientan capaces de dar la cara en momentos de crisis y que desde sus áreas se conviertan en embajadores de nuestra marca.

6. PLAN DE COMUNICACIÓN EXTERNA

El otro plan de debemos considerar es este, El Plan de Comunicación Externa. Dentro de este ítem trabajaremos todas las acciones comunicativas que debemos desarrollar para llegar a nuestro público objetivo. Aquí hablamos de una comunicación corporativa y digital apoyada en una comunicación con responsabilidad social.

El Plan de Comunicación Externa nos ayudará a recopilar todas aquellas acciones relacionadas con los medios de comunicación, como son las notas de prensa, las ruedas de prensa, las entrevistas, las publicaciones, la publicidad, etc.

En esta parte del Plan nos tocará saber diferenciar entre la comunicación online y offline:

7. PLAN DE CRISIS

Hace un par de semanas atrás hablaba de cómo crear un Plan de Comunicación de Crisis (es más, si aún no lo leíste aquí te dejo este enlace). Básicamente en esta parte del Plan debemos anotar todas las posibles alertas de crisis que se nos pueden presentar y también todas aquellas acciones podríamos ejecutar para contrarrestar el problema.

Además, debemos diferenciar los tipos de crisis a los que nos enfrentamos, es decir, saber si es una crisis con clientes, una crisis con proveedores, una crisis de trabajo interno. Una vez que identificamos lo que está sucediendo, el gabinete de crisis, que debe estar formado por ciertos miembros de la empresa, será el responsable de poner en marcha las acciones necesarias para mitigar el problema. Estas acciones deberán ejecutarse teniendo en cuenta una gestión de tiempo de respuesta utilizando los canales de comunicación más adecuados para transmitir el mensaje (ojo, aquí no se pueden demorar una vida, recuerda que el cliente y el público esperan respuestas rápidas).

Claramente para desarrollar un Plan de Crisis de Comunicación es importante contar con un presupuesto que este destinado exclusivamente a pagar los gastos que se vayan presentando. Por ejemplo: organizar una rueda de prensa, dar alguna entrevista o contratar alguna agencia audiovisual que nos ayude con la preparación de un video en el cual explicamos las causas y soluciones de la crisis a la que nos enfrentamos.

8. ESTABLECER Y PLANIFICAR ACCIONES

Hasta aquí hemos desarrollado gran parte del Plan de Comunicación. Ahora toca hacer un brainstorming (o ya en cristiano: "lluvia de ideas"). Recuerda que por cada objetivo que tengas debes tener una acción para su cumplimiento. Las acciones dependerán de los resultados que arroje tu matriz DAFO y los recursos con los que dispones.

Una buena forma establecer y planificar acciones es utilizando un cronograma de acciones que incluya periodos de tiempo establecidos, de esta manera podrás monitorear las metas de manera trimestral, semestral o anual (Dato: uno de los programas más comunes para desarrollar este tipo de actividades es Microsoft Project).

9. FIJAR EL PRESUPUESTO

En esta parte hablamos de números, cifras y de la cantidad económica que vas a destinar para las acciones que vas a ejecutar con este Plan. Al final de cada periodo podrás ir optimizando dichas acciones y atribuyendo diferentes costos a cada una de ellas.

Algunas de las inversiones más comunes en un Plan de Comunicación son la organización de eventos, la publicidad, el marketing digital, los recursos humanos, entre otros.

10. EJECUCIÓN, EVALUACIÓN Y MEDICIÓN

Una vez reunido los puntos anteriores queda ejecutar nuestro Plan dentro del cronograma establecido. Paralelamente debemos ir evaluando cuales son las acciones sí están funcionando para el desarrollo de nuestras estrategias y cumplimiento de nuestros objetivos y cuáles son las que necesitan volverse a plantear.

La medición del Plan de Comunicación es bastante sencilla, solo tienes que atender los siguientes indicadores:

Cumplimiento de tus objetivos
Presupuesto real que se está invirtiendo en cada una de las acciones
Impacto de cada una de estas acciones en tu target
Resultados de estas acciones en tu sitio web, las newsletter, tus ventas, etc.

Ahora que llegaste hasta esta parte del post, te ofrezco mi ayuda con una plantilla que te servirá como una hoja de ruta para todos los puntos que acabamos de ver... ¡Dale, anímate a desarrollar tu propio Plan de Comunicación!

| DESCARGA AQUÍ LA PLANTILLA DEL PLAN DE COMUNICACIÓN |

Como ya te dije en las primeras líneas de este post, para tener o desarrollar un Plan de Comunicación, no es necesario que seas una pequeña o gran empresa, esta herramienta siempre te va ayudar en tu estrategia comunicativa, además te va a permitir conectar con tus clientes, aumentar tu visibilidad y mejorar tu reputación.

Finalmente quiero decirte que un Plan de Comunicación requiere de mucho esfuerzo, tiempo y dinero, sin embargo, los beneficios que conseguirás tendrán un gran valor que además irá acompañado del éxito de tu empresa.

Si te ha gustado esta publicación házmelo saber con tus comentarios y no seas egoísta, comparte esta información con tus amigos.

¡Gracias por leerme!

Un abrazo.